Prosjektledelse er et håndverk

Liker praktisk arbeid

Den rutinerte ringreven snakker ikke med store ord, men han fremstår som en fyr det kan være lurt å lytte til. Seniorkonsulenten er gift for andre gang, og han har to voksne unger fra forrige ekteskap. Åsmund jobber i Oslo, men bor på Gjøvik hvor han har bygd seg hus – hans tredje store byggeprosjekt.

– Det sies at man må bygge tre ganger før en blir fornøyd, men tror det må mer til, humrer han.

For Åsmund er det da heldigvis mye rekreasjon i å holde på med hus og hjem.

– Jeg liker å gjøre praktiske ting. Man slipper ikke å tenke, men man tenker på en annen måte. Jeg kan godt være på hytta på Nordseter og gå der å suse i min egen verden, sier han.

Konsulenten har tidligere vært langrennsløper på nasjonalt toppnivå. Men han har aldri satt sine ben i et treningsstudio. Skog og mark er det som gjelder. Åsmund har mer enn 20 års erfaring med IT og datakommunikasjon. Han har tatt utdanning ved NTNU i Trondheim. I 19 år jobbet han i Forsvaret, og han var i sin tid med på å etablere Forsvarets Ingeniørhøgskole.

Mange år i forsvaret

­­­– Jeg har vært i Styrmand siden starten i 2008. Jeg jobbet tidligere i samme konsulentselskap som de som startet Styrmand, forklarer han.

Som konsulent er han veldig opptatt av at det trengs tydelig prosjektbeskrivelse. Hva er det prosjektet skal levere? Hva skal prosjektet oppnå? Det må være klart, for det styrer man på underveis.

– Man må ha en rutine man går gjennom ved oppstart av et prosjekt, og man må ha forankring i styringsgruppe og prosjekteier. Vi har en liste over fem ting som kalles ERAID - exceptions, risks, issues, actions, decisions. Det handler om forutsetningene for å lede prosessen. Så må man justere underveis, sier han. Man endrer nemlig ikke planen annenhver dag, men man må håndtere avvik, risiko og forsinkelser. Det trengs et system for å registrere alt som skjer, og alt må følges opp.

Kunstnere og realister

­­­Å ha en slik plan er ikke så enkelt som det høres ut. Et prosjekt har ofte en eller flere leverandører, en kunde som har synspunkter, og avtaler som kan være inngått på et tidlig tidspunkt – muligens før man så hvordan ting egentlig ble.

– Utviklere er jo noe i retning av kunstnere, mens vi prosjektledere vil ha en plan, vi er veldig rasjonelle. Utviklere er mer «utnytte muligheter og se hvordan det går», de vil ha en pott med saker som skal gjøres, og så vil de ta det som passer dem til en hver tid. Mens vi vil ha konkrete planer, sier han med glimt i øyet.

Noen fasit på prosjektledelse finnes ikke, men en ting kan Åsmund garantere: – I store prosjekter på hundrevis av millioner, eller i milliardklassen, så får du ikke et «vær så god, gjør det sånn»-mandat. Det funker ikke sånn. Du må ta grep om det, tenke selv, og løse utfordringer som oppstår, sier han.

Selvstendighet er viktig

­­­Da er det noen personlige egenskaper som kommer særlig godt med for en konsulent og prosjektleder.

– Selvstendighet er viktig. Å jobbe ute i oppdrag som eneste styrmand krever selvstendighet. Man trenger selvtillit, og man må ha tro på at man klarer seg ute blant oppdragsgiverens ansatte. Man må se muligheter i prosjekt. Å være profesjonell er viktig, og der har en del noe å lære, sier han.

I prosjekt har han opplevd å se risiko tidligere enn selskapets egne eksperter. Da gjelder det å få inn en «sikring» i avtalene, særlig om prosjekteier ikke lytter til råd tidlig i prosessen.Da blir gjerne neste steg å smøre seg med tålmodighet.

– Veldig ofte må man vente, og la det gå sin gang. Man får økt respekt når det viser seg at man hadde rett, men da må man for all del ikke gå rundt å si «hva var det jeg sa», sier Styrmand-veteran Åsmund Dybvik.

Bruk ressurser riktig

Han jobber nå i kraftbransjen. Han har tidligere jobbet for flere store selskaper i samme bransje.

– Dette er store IT-selskaper med mye resurser, og da må man spille på ekspertisen – ikke bygge sitt eget regime i prosjektet, sier Åsmund.

Han bruker mye energi på jobb. Å være pliktoppfyllende, nøyaktig og handlingsorientert, setter han høyt.

­­­­– Gjør noe selv, ikke skyld på andre. «Skyld på andre så er problemet løst», sier noen, men som prosjektleder har du sjelden mulighet til det. Vilje og evne til å sette seg inn i problemstillingen, er viktig. Man må dykke et stykke ned i problemet for å fasilitere en løsning. Uten at prosjektlederen alene er løsningen, sier han, og gir et eksempel.

– Om du som prosjektleder jobber 24 timer i døgnet så jobber du for tre mann. Men det er mye bedre å få 20 mann i prosjektet til å jobbe åtte timer i døgnet hver. Du skal ikke gjøre all jobben selv. Man må aktivt bruke de menneskene man har rundt seg. Det må man være bevisst på. Det er ekstremt viktig, sier Åsmund.